Elgeaweb est un logiciel de gestion en ligne (SaaS) développé par Codes Rousseau, conçu pour centraliser l’ensemble des opérations d’une auto-école dans un seul outil. Élèves, planning, facturation, documents et conformité réglementaire : tout est regroupé au même endroit.
Ce que vous retrouvez dans Elgeaweb :
- La gestion complète des fiches élèves et de leur suivi pédagogique
- Les documents administratifs et contractuels, avec signature électronique intégrée
- La facturation et les encaissements, conformes à la norme NF 525
- Le registre numérique obligatoire depuis le 1er janvier 2024
- Les connexions officielles vers ANTS et RDV Permis
Voici ce que vous devez savoir avant d’adopter ou d’approfondir votre utilisation d’Elgeaweb.
Elgeaweb : définition et présentation rapide du logiciel Codes Rousseau
Elgeaweb est un logiciel de gestion d’auto-école en mode SaaS (Software as a Service), accessible depuis un navigateur web sans installation locale. Son éditeur, Codes Rousseau, est un acteur historique de la formation à la conduite en France, reconnu notamment pour ses supports pédagogiques liés au code de la route.
L’idée fondatrice d’Elgeaweb est simple : supprimer les outils éparpillés, réduire la double saisie et tout centraliser. Le logiciel couvre l’administratif, le pédagogique, le réglementaire et la comptabilité partielle dans une interface unique. Codes Rousseau annonce jusqu’à 60 % de temps de saisie en moins grâce à cette centralisation.
Aujourd’hui, plus de 3 000 auto-écoles utiliseraient Elgeaweb, sur un parc d’environ 11 000 auto-écoles en France.
À qui s’adresse Elgeaweb (auto-écoles, bureaux, équipes et profils)
Elgeaweb s’adresse à toutes les structures d’enseignement de la conduite, quelle que soit leur taille. Trois profils d’utilisateurs sont définis, avec des droits d’accès distincts :
| Profil | Accès principal | Droits spécifiques |
|---|---|---|
| Dirigeant | Global | Comptabilité, réglages, tous les modules |
| Moniteur | Terrain | Planning, fiches élèves, suivi pédagogique |
| Secrétaire | Administratif | Inscriptions, documents, facturation |
Cette segmentation permet d’adapter les accès à chaque rôle sans exposer les données sensibles à l’ensemble de l’équipe. Les identifiants sont fournis par Codes Rousseau à l’ouverture du compte.
Les fonctionnalités clés d’Elgeaweb pour gérer une auto-école au quotidien
Elgeaweb structure la gestion d’une auto-école autour de cinq grands axes fonctionnels :
- Gestion des élèves : création de fiches, historique, suivi dans le temps
- Gestion pédagogique : progression, registre numérique, suivi de formation
- Gestion administrative : inscriptions, documents, secrétariat
- Facturation : encaissements, conformité NF 525, certificat InfoCert n° B0249
- Connexions officielles : synchronisation avec ANTS et RDV Permis
Chaque module est pensé pour limiter les ressaisies. Une information entrée dans la fiche élève alimente automatiquement les autres sections concernées.
Gestion des élèves : fiche, historique, suivi et bonnes pratiques
La fiche élève est le cœur d’Elgeaweb. Elle regroupe toutes les informations liées à un apprenant : identité, coordonnées, statut de formation, documents joints, historique des paiements et suivi pédagogique.
Cette centralisation permet à un moniteur de consulter l’avancement d’un élève sans solliciter le secrétariat, et à la direction de suivre la rentabilité par dossier. La fiche reste accessible tant que l’élève n’est pas archivé ou supprimé.
Bonne pratique : vérifiez toujours qu’une fiche ne fait pas doublon avant de la créer. Une fois des données transmises à ANTS, la correction devient plus contraignante.
Gestion des documents dans Elgeaweb : import, types de pièces et limites (11 Mo)
Chaque fiche élève peut accueillir l’ensemble des pièces justificatives du dossier. La méthode est simple : scanner le document ou le photographier, puis l’importer dans la rubrique dédiée.
Exemples de pièces intégrables :
- Photo d’identité, justificatif de domicile
- Certificat médical, ASSR, recensement (pour les mineurs)
- Contrat de formation signé
Un dossier complet peut contenir une vingtaine de pièces. La limite technique à respecter est de 11 Mo maximum par fichier. Au-delà, l’import est refusé. Compressez vos scans si nécessaire, en veillant à conserver une lisibilité suffisante pour les pièces d’identité.
Suivi pédagogique et registre numérique : ce qui change depuis 2024
Depuis le 1er janvier 2024, les auto-écoles sont tenues de disposer d’un registre numérique conforme pour assurer la traçabilité du suivi de formation. Elgeaweb intègre ce registre directement dans son interface.
Cela signifie que chaque séance, chaque étape pédagogique et chaque validation peut être enregistrée et horodatée dans le logiciel. Ce suivi répond à l’obligation légale sans nécessiter d’outil tiers. Pour les auto-écoles encore sur des registres papier, c’est un argument de migration concret et daté.
Planning, moniteurs et organisation : comment Elgeaweb structure l’activité
Le module planning d’Elgeaweb permet d’organiser les créneaux de conduite, d’affecter les moniteurs et de visualiser les disponibilités. Chaque moniteur accède à son propre planning depuis son profil.
La structure des droits empêche un moniteur de modifier les réglages globaux ou les données financières. Cette cloisonnement est utile dans les structures multi-sites ou celles qui emploient plusieurs formateurs. Le planning est synchronisé avec la fiche élève, ce qui évite les erreurs d’affectation.
Facturation, encaissements et conformité : NF 525 et certificat InfoCert
La gestion financière d’Elgeaweb est conforme à la norme NF 525, qui encadre les logiciels de caisse et d’enregistrement des paiements en France. Cette conformité est attestée par le certificat InfoCert n° B0249, visible dès la page de connexion.
Concrètement, cela signifie que toutes les transactions sont tracées, horodatées et non modifiables après validation. C’est une exigence fiscale importante pour les auto-écoles soumises à TVA. En cas de contrôle, ce certificat constitue une preuve de conformité opposable.
Signature électronique Elgeaweb : contrats, parcours et intérêt juridique
Elgeaweb intègre une fonctionnalité de signature électronique. L’élève peut signer son contrat de formation sans impression papier, directement depuis l’interface.
Les avantages sont doubles :
- Gain de temps à l’accueil : pas d’impression, pas de scan en retour
- Cadre juridique renforcé : la signature électronique a valeur probante selon le règlement eIDAS
Cette fonctionnalité est incluse dans Elgeaweb, alors qu’elle est souvent proposée en option payante chez des outils concurrents.
Intégrations et démarches officielles : ANTS, RDV Permis et points de vigilance
Elgeaweb est connecté à deux plateformes officielles :
- ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) : pour les demandes de permis de conduire
- RDV Permis : pour la réservation des places d’examen
Ces intégrations évitent une ressaisie manuelle des données élèves sur des portails externes. Point de vigilance majeur : une fois les données transmises à ANTS, toute modification dans Elgeaweb ne met pas à jour automatiquement ce qui a déjà été envoyé. La rigueur en amont est indispensable.
Connexion à Elgeaweb : URL, EasySysteme, première connexion et "Sélection du bureau"
L’accès se fait via elgeaweb.fr (ou v3.elgeaweb.fr pour la version actuelle). L’authentification passe par le système EasySysteme, avec plusieurs messages visibles à l’écran :
- « Authentification sur EasySysteme en cours… »
- « Connexion en cours… Merci de patienter… »
Lors d’une première connexion, un message indique : « Ceci est votre première connexion au service », suivi de la création de votre espace personnel. Une étape de « Sélection du bureau » permet ensuite de choisir votre portail de gestion. En cas de migration de version, un message d’alerte vous redirige vers la nouvelle URL.
Problèmes fréquents et irritants : déconnexion 10 minutes, lenteurs et support
Le principal point de friction rapporté par les utilisateurs est la déconnexion automatique après 10 minutes d’inactivité (soit 600 secondes). Cette sécurité est standard pour les applications SaaS manipulant des données personnelles, mais elle est vécue comme contraignante en usage quotidien.
Autres points remontés :
- Lenteurs occasionnelles sur certaines pages
- Certains réglages nécessitent de passer par le support Codes Rousseau (02 40 84 81 11)
- La rigidité après transmission ANTS peut compliquer les corrections tardives
Archiver ou supprimer un élève : différences, impacts et méthode recommandée
| Action | Données conservées | Réversible | Usage recommandé |
|---|---|---|---|
| Archiver | Oui (historique, factures) | Oui | Élève ayant terminé sa formation |
| Supprimer | Non (effacement définitif) | Non | Doublon ou fiche créée par erreur |
Le chemin de suppression : menu Élèves → sélectionner l’élève → Supprimer → confirmer. Avant toute suppression, vérifiez que le suivi pédagogique est terminé, les factures soldées et le dossier comptable clôturé. Si des données ont déjà été transmises à ANTS, supprimez uniquement la trace locale : les données côté ANTS restent intactes.
Sécurité, hébergement et données sensibles : ISO 27001, traçabilité et accès
Les données des élèves (identité, adresse, informations médicales) sont hébergées sur des serveurs certifiés ISO 27001, standard international de sécurité de l’information. La traçabilité des accès et des actions est assurée par le logiciel lui-même, conformément aux exigences NF 525.
La segmentation des profils (dirigeant / moniteur / secrétaire) limite les risques d’accès non autorisé aux données financières ou réglementaires.
Elgeaweb vs alternatives : ce qui différencie Codes Rousseau (et pour qui c’est pertinent)
| Critère | Elgeaweb | EasyPermis / iCar / Autoecole Manager |
|---|---|---|
| Conformité NF 525 | Oui (InfoCert n° B0249) | Variable selon l’éditeur |
| Intégration ANTS | Oui | Parfois partielle |
| Signature électronique | Incluse | Souvent en option payante |
| Hébergement ISO 27001 | Documenté | Rarement précisé |
| Registre numérique 2024 | Intégré | À vérifier |
| Notoriété éditeur | Codes Rousseau (historique) | Éditeurs plus récents |
Elgeaweb est pertinent pour les auto-écoles qui privilégient la solidité réglementaire et l’intégration native avec les outils officiels. Les structures cherchant plus de flexibilité ou une interface plus moderne pourront explorer les alternatives.
Prix, abonnement et mise en place : ce qu’il faut vérifier avant de choisir
Les tarifs d’Elgeaweb ne sont pas affichés publiquement. Ils dépendent de la taille de la structure et des modules activés. Avant de souscrire, vérifiez :
- Le coût mensuel ou annuel par utilisateur ou par établissement
- Les modules inclus et ceux facturés en option
- Les frais de mise en place et de formation initiale
- Les conditions de résiliation et de portabilité des données
- Le délai de déploiement et l’accompagnement au démarrage
Contactez directement Codes Rousseau pour obtenir un devis adapté à votre structure.
FAQ Elgeaweb : questions courantes des auto-écoles et réponses rapides
Quelle est l’URL de connexion à Elgeaweb ?
Rendez-vous sur elgeaweb.fr ou v3.elgeaweb.fr pour la version actuelle.
Que faire si je suis déconnecté après 10 minutes ?
C’est un comportement normal (600 secondes d’inactivité). Reconnectez-vous via EasySysteme. Aucun paramètre utilisateur ne permet de modifier ce délai.
Puis-je importer des fichiers volumineux dans une fiche élève ?
La limite est de 11 Mo par fichier. Compressez vos documents si nécessaire.
Archiver ou supprimer un élève : quelle différence ?
L’archivage conserve toutes les données. La suppression est définitive. Préférez l’archivage dans la grande majorité des cas.
Elgeaweb est-il conforme au registre numérique obligatoire depuis 2024 ?
Oui. Le registre numérique est intégré directement dans le logiciel.
Qui contacter en cas de problème ?
Le support Codes Rousseau est joignable au 02 40 84 81 11.
À retenir
- Elgeaweb centralise élèves, pédagogie, facturation et conformité dans un seul outil SaaS
- Le registre numérique intégré répond à l’obligation légale en vigueur depuis le 1er janvier 2024
- La conformité NF 525 (certificat InfoCert n° B0249) et l’hébergement ISO 27001 sécurisent les données et les transactions
- Archiver vaut toujours mieux que supprimer, sauf pour les fiches créées par erreur avant toute transmission officielle
- La déconnexion automatique à 10 minutes est le principal irritant signalé par les utilisateurs